Tiedonhallinnasta tulee liiketoiminnan tulevaisuuden kilpailuvaltti

Kaikissa organisaatioissa kerätään tietoa tuotteista, asiakkaista, markkinoista sekä liiketoiminnan eri osioista ja prosesseista. Menestyvissä organisaatioissa tietoa osataan käyttää oikein, se on saatavilla käyttökelpoisessa muodossa ja sen yhteys liiketoimintaan ymmärretään laajasti. Tulevaisuudessa tiedonhallinnan ratkaisut ja valjastaminen liiketoiminnan kehittämiseen ovat yhä kriittisempiä kilpailuvaltteja kaikilla toimialoilla.

Edistyksellisiä tiedonhallintaratkaisuja tarjoava M-Files isännöi keskiviikkona Helsingissä yhtä Euroopan suurimmista tiedonhallinnan tapahtumista. Seminaariin osallistui noin 500 liiketoiminnan päättäjää ja vaikuttajaa. Seminaariesiintyjien anti liiketoiminnan näkökulmasta oli laaja.

IT-ratkaisut eivät vastaa liiketoiminnan vaatimuksia

Digitalisaatio avaa mahdollisuuksia jo käynnissä olevaan työelämän murrokseen ja totuttujen työtapojen muutokseen. Työ ei ole enää sidoksissa aikaan, paikkaan tai työvälineeseen. Ihmiset ovat tottuneet käyttämään mobiililaitteita ja haluavat hyödyntää niitä ketterästi myös työssään. Tätä kehitystä vauhdittaa pilvipalveluiden nopea yleistyminen. Gartnerin arvion mukaan jopa puolet liiketoimintatiedosta tallennetaan pilveen vuonna 2018.

”Monessa yrityksessä tunnustetaan avoimesti, etteivät käytössä olevat IT-ratkaisut vastaa nykypäivän liiketoiminnan ja markkinoiden vaatimuksia. Tieto on ja pysyy, mutta tiedon jakamisen, hallinnan ja hyödyntämisen välineet muuttuvat”, kiteytti Gartnerin tutkimusjohtaja Hanns Köhler-Krüner seminaarissa.

Digitalisaatio ja sen myötä tiedonhallinta on nykypäivänä yrityksissä vahvasti läsnä, mutta sitä ei osata kunnolla hyödyntää liiketoiminnassa. Suunnitelmallinen, pitkän tähtäimen kehitys voi kuitenkin tarjota yritykselle todellisen kilpailuvaltin silloin, kun koko henkilöstö on siihen sitoutunut ja tiedonhallinta muodostaa koko yrityksen liiketoiminnan läpi leikkaavan kokonaisuuden.

Päätöksiä oikea-aikaisen tiedon pohjalta

Myös Aalto-yliopiston tutkimusjohtaja Mika Helenius painotti M-Filesin seminaarissa tiedonhallinnan merkitystä yritysmaailmassa. ”Nykypäivänä maailma pyörii nollien ja ykkösten ympärillä. Meidän on pysyttävä mukana informaatiopolulla taataksemme kilpailukykymme. Koko informaatiopalvelutalouden kasvu perustuu ohjelmistojen avulla rakennettuihin järjestelmiin”, Helenius totesi.

”Tieto on bisneksen ydin – kaikki yrityksen päätökset tehdään saatavilla olevan informaation pohjalta. Siksi on tärkeää, että olemassa oleva tieto on aina ajan tasalla ja järjestelmät toimivat moitteetta. Tiedonhallinnan ongelmat paitsi heikentävät työn tehokkuutta, voivat johtaa myös vääriin toimenpiteisiin ja aiheuttaa menetettyjä bisnesmahdollisuuksia”, seminaarissa esiintynyt Caverionin tietohallintojohtaja Olle Jonsson muistutti. Caverion hyödyntää M-Filesia tiedonhallintansa kehittämisessä.

Tiedonhallinta on koko yrityksen yhteinen asia, ja se vaatii koko henkilöstön sitoutumista.

”Ei riitä, että järjestelmä on valmis ja testattu, jos henkilöstö ei ole. Ilman henkilöstön sitoutumista tiedonhallintajärjestelmästä ei vain saada irti kaikkea sen tarjoamaa hyötyä”, kiteytti SSAB:n Enterprise Architect Sami Haapanen, joka esitteli seminaarissa, kuinka M-Files on mahdollistanut standardien mukaisen tehokkaan digitalisoidun materiaalisertifikaattien prosessin SSAB:llä.

Mainokset