Helsinki siirtyy sähköiseen arkistointiin

Helsinki siirtyy sähköiseen arkistointiin – säästö puoli miljoonaa vuodessa

Helsingin kaupunki on saanut Arkistolaitokselta luvan arkistoida kaupungin pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot vain sähköisessä muodossa. Sähköiseen arkistointiin siirtymisen arvioidaan säästävän kaupungille lähes puoli miljoonaa euroa vuodessa.

Helsinki otti jo vuonna 2011 käyttöön sähköisen asianhallintajärjestelmän Ahjon, ja kaupungin koko päätöksenteko muuttui silloin sähköiseksi. Tällä hetkellä asiakirjat arkistoidaan sähköisesti, mutta sen lisäksi pysyvästi säilytettävät asiakirjat on tulostettava paperille.

Paperiarkistoa on kertynyt joka vuosi noin 800 hyllymetrin verran kaupunginarkiston Meritalon toimipisteeseen. Arkistolaitokselta saadun luvan jälkeen paperille tulostamista ei enää tarvitse jatkaa.

Muutos edellyttää kaupungilla vielä viranhaltijoiden sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa. Sitä viimeistellään parhaillaan.

Pelkästään sähköiseen arkistointiin on määrä siirtyä vielä tänä vuonna. Sen jälkeen kaupungin koko päätöksenteko alusta loppuun toteutuu ilman paperia.

Sähköinen säilyttäminen helpottaa asiakirjojen löytämistä ja arkiston käyttöä. Kaupungin tavoite on, että julkinen tieto on maksuttomasti, laajasti ja kätevästi kansalaisten ja yritysten käytettävissä.

Samalla muutos tuo kustannussäästöjä. Tilavuokrissa ja henkilöstökustannuksissa välittömät säästöt ovat noin 430000 euroa vuodessa. Nykyisin väliarkistossa työskentelee neljä henkilöä, joille kaupunginarkisto osoittaa uudet tehtävät ja järjestää koulutusta ja muuta tukea.

Helsinki on sähköisen päätöksenteon edelläkävijöitä. Kaupungeista vain Lahti on aikaisemmin saanut Arkistolaitokselta luvan säilyttää asiakirjat pelkästään sähköisesti. Helsinki on eri yhteyksissä ehdottanut, että Suomen julkishallinnolle rakennettaisiin yhteinen kansallinen sähköinen pysyväissäilytysjärjestelmä.

Mainokset